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7 dicas para ser mais produtivo no dia-a-dia

Elyzia Rodrigues | 25.8.15 | | | | | |
Nós arquitetos estamos sempre correndo contra o tempo, atendendo “urgências não urgentes”, passando noites sem dormir e até levando trabalho pra casa.

O tempo é nosso recurso mais precioso. Há apenas 24 horas em um dia, seja você quem seja, esse tempo é o mesmo pra todos.

Foto: Relógio - Praga

Ninguém recebe mais do que isso, então o que produzimos ou não nessas 24 horas é uma decisão individual. 

Para ser mais eficaz, é importante proteger seu tempo com disciplina e gastá-lo no que é realmente importante. 

Passar noite em claro e levar trabalho pra casa, está longe de ser a solução.
Mas de que maneira fazer isso?

1. PLANEJE SUA SEMANA

Um dos motivos de não sermos tão produtivos é agirmos de forma reativa na maior parte do tempo, ou seja, ficamos freneticamente apenas respondendo aos estímulos e demandas urgentes que nos chegam, sem necessariamente parar para pensar, por exemplo: “Qual a minha urgência?”

Foto: Ana Vida

Antes de começar a semana, deveríamos ter um momento para programar as nossas maiores prioridades, aquelas que são mais significativas e que nos mobilizam. 

E então selecionamos algumas poucas tarefas que gerarão o maior impacto possível nessa direção que queremos ir. Não se trata de fazer mais coisas, mas de fazer as coisas certas.

Se pergunte: Sou um fazedor de coisas ou estou realmente produzindo alguma coisa?

2. RESERVE UM HORÁRIO ESPECÍFICO PARA CADA ATIVIDADE

Pesquisas mostram que quando somos específicos em “o que” e “quando faremos determinada tarefa”, as chances de realmente executá-la aumenta quase 3 vezes.

Isso ajuda também a manter a mente focada naquela atividade enquanto estivermos colocando-a em prática. 

Já está mais do que provado pela Neurociência que a tendência moderna de ser multitarefas traz mais prejuízos que benefícios, tanto à eficiência quanto à qualidade das relações ou até mesmo à saúde

Se fizermos as coisas mais importantes, uma de cada vez (ainda que dure poucos minutos cada uma) teremos muito mais chances de produzir mais, e estaremos menos estressados.

3. DESLIGUE NOTIFICAÇÕES ELETRÔNICAS DAS MENSAGENS

Toda vez que um alerta aparece na tela do seu computador ou celular, torna-se um chamariz para querermos ler do que se trata. 

Muitas vezes nem é muito importante e só serviu para nos distrair, com isso perdemos não apenas tempo, mas a qualidade do que  estávamos realizando. Portanto, faça um favor a si mesmo e desligue todas as notificações automáticas possíveis.


Foto: Juliana e a Moda

Seja o protagonista do uso do seu tempo, tenha real controle sobre ele, não seja uma vítima que só reage a todas as urgências alheias que chegam.

Defina um tempo para navegar pelas mídias sociais.

4. UTILIZE UMA FERRAMENTA E SE FAMILIARIZE COM ELA

Use uma ferramenta que seja eficaz para programar seus compromissos e suas tarefas.

É importante que suas tarefas estejam todas em um único lugar, assim quando você for planejar a execução delas, não corre o risco de priorizar as atividades erradas por não estar olhando o todo. 

Aprenda a usar aplicativos que ajudem a gerenciar seu tempo, como por exemplo, Toggl.

É importante buscar cursos ou até dicas online de como fazer uso prático e eficiente da ferramenta que você usa.

5. MINIMIZE TUDO O QUE ROUBA O SEU TEMPO

Observe e anote tudo aquilo que rouba seu tempo durante uma semana.

Você ficará impressionado com a quantidade de coisas que desempenham esse papel. Por exemplo: em geral perdemos muito tempo pensando sobre o que temos que fazer, isso é um tempo precioso que, além de desperdiçado, aumenta o estresse, pois não estamos produzindo nada, apenas preocupados.

Foto: Pixabay

Ao invés disso, podemos ter uma agenda e lista de tarefas bem claras que organiza nosso tempo ao redor daquelas atividades que geram maior impacto para o objetivo que buscamos. 

Outro aspecto que normalmente desperdiça tempo são as interrupções: pesquisas mostram que quase um terço do tempo é gasto  com interrupções e o seu necessário tempo de retomada da atividade. 

Uma coisa que ajuda a mudar da cultura do “agora” é deixar claro para as pessoas com as quais trabalha, o “quando” elas podem esperar algo de você (sua atenção, resposta, etc).

Assim você não apenas se organiza, mas também educa as pessoas ao seu redor sobre o que elas podem pedir para você. 

E evidentemente que a sua resposta de “quando” para essa pessoa, não deve partir de uma tentativa de ser evasivo, mas de alguém que é organizado e quer oferecer informações mais precisas e eficazes.

6. RECARREGUE SUAS ENERGIAS

Produtividade tem tudo a ver com nossa capacidade de pensar e sermos criativos, pois somos trabalhadores da era do conhecimento

Sendo assim, é fundamental cuidar da nossa energia física e mental.

Foto: Unimed

Faça atividades de lazer que motivam, tenha relacionamentos e interações significativas e faça pausas durante o dia, alongue-se, olhe um pouco para o céu, mude o foco por um momento. 

Esses são alguns dos exemplos que contribuem com essa recarga energética

7. FAÇA COISAS QUE TE INSPIRAM

Procure encontrar um propósito em tudo o que fizer. Um dos fatores que mais contribuem para aumentar nossa motivação e desempenho é encontrar um sentido naquilo que estamos fazendo, não importa quão grande ou simples for a atividade.

De forma que, tudo que formos fazer, podemos nos perguntar: “Qual o propósito disso?”. 

Com isso, mudamos a chave interna de operar a partir do “tenho que” para “escolho fazer”, o que significa mudar do modo reativo para o modo mais consciente e, portanto, mais criativo, produtivo e motivador.

E você aí, como organiza seu tempo?
Conte pra gente! Compartilhe como é o seu processo.

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Fonte:

2 comentários:

  1. Ei, acabei de ler seu artigo e fui atrás de ferramentas de registrar tempo, tipo o Toggl, que você citou. Achei o primaERP (www.primaerp.com), estou usando e preferi ficar com ele.

    Comento agora pois voltei para visitar seu site e só agora reparei que este artigo e a página do aplicativo de registro de tempo da primaERP tem algo em comum. Dá uma olhada: https://www.primaerp.com/pt_br/timetracking/ :-)

    E obrigado pelo artigo.

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    Respostas
    1. Que bom que gostou da postagem, Gabriel.
      Fiz menção a ele sem saber... ;) É um relógio incrível e um dia ainda vou vê-lo ao vivo!
      Vou dar uma visita na página do aplicativo, quem sabe não me adapto melhor a ele também?
      Um grande abraço pra você!

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